Um den Weg zur erfolgreichen Zertifizierung noch komfortabler zu gestalten, bietet die ABAUDIT GmbH zudem Vorlagendokumente Basis-Anforderungen. Inhaltliche Umsetzungen liegen in voller Verantwortung des auditierten Unternehmens.  

    Die >50 Vorlagen sind mit Sorgfalt und Fachwissen gestaltet worden. Sie sind beispielhaft erfasst und müssen an die spezifischen Bedürfnisse und Vorgaben des Unternehmens angepasst werden.  

    ABAUDIT übernimmt keinerlei Garantie für die Vollständigkeit der Dokumente. Bei den folgenden Darstellungen handelt es sich lediglich um Empfehlungen zur Bewerkstelligung der Basis-Anforderungen einer Zertifizierung im Qualitätsmanagement. 

    Allgemeine Hinweise zum Ausfüllen von Dokumenten

    Folgende Grundsätze gelten beim Ausfüllen und Gestalten von Dokumenten im Rahmen eines Qualitätsmanagementhandbuch.  

    Vertraulichkeit wahren

    • Vermeiden Sie die Nennung von spezifischen Personennamen, um die Vertraulichkeit zu schützen. 
    • Nutzen Sie stattdessen Stellenbezeichnungen oder Abteilungsnamen, um Rollen und Verantwortlichkeiten zu kennzeichnen. 

    Objektive Sprache verwenden

    • Formulieren Sie Informationen objektiv und neutral, um jegliche persönliche Bewertungen oder Vorurteile zu vermeiden. 
    • Nutzen Sie klare und präzise Ausdrücke, um Missverständnisse zu verhindern. 

    Klare Verantwortlichkeiten festlegen

    • Definieren Sie klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten, um Missverständnisse zu minimieren, i.d.R. ist immer nur eine Person als Verantwortlich zu benennen. 
    • Verwenden Sie organigrammartige Strukturen oder Flussdiagramme, um Hierarchien und Kommunikationswege darzustellen. 

    Datenschutz und Compliance beachten:

    • Achten Sie darauf, dass das Ausfüllen von Dokumenten mit den geltenden Datenschutzrichtlinien und rechtlichen Vorschriften im Einklang steht. 
    • Wenn spezifische personenbezogene Informationen erforderlich sind, stellen Sie sicher, dass deren Verwendung rechtmäßig ist. 

    Strukturierung des Dokumentenhandbuchs

    • Überlegen Sie sich eine klare Struktur und Gliederung des Handbuchs. Dies umfasst den Aufbau, welcher beispielsweise nach Abteilungen, Standorten oder Kapiteln im Standard durchgeführt werden kann. Manche Standards geben hier direkte Vorgaben an den Aufbau des Handbuches sowie Dokumenten  
    • Überlegen Sie sich eine logische Nummerierung der Dokumente